De droom: nul meerkost, alles zelf in de hand

De gedachte bij ondernemers en ontwikkelaars:

“Waarom moet ik in godsnaam een derde partij betalen om mijn facturen te mogen versturen volgens de wet? Ik wil gewoon mijn eigen software koppelen en klaar.”

In België is voor bijna alle B2B-facturen tussen btw-plichtigen vanaf 1 januari 2026 een gestructureerde elektronische factuur verplicht, in EN16931-formaat en verstuurd via het Peppol-netwerk.

De overheid zegt daarbij letterlijk: om gestructureerde e-facturen in je boekhouding te kunnen verwerken heb je software nodig die met Peppol verbonden is.
En als je software zelf nog niet gekoppeld is, mag je “een gecertificeerde service provider” of Access Point kiezen.

Dat voelt voor veel ondernemers alsof je verplicht wordt om een abonnementje af te nemen bij een telecomoperator, nog voor je überhaupt mag bellen. De reflex is logisch: “dan bouw ik het zelf wel”.

Laten we die gedachte helemaal doortrekken. Wat als je echt alles zelf wilt doen, zonder dienstverlener, zonder SaaS, zonder meerkost behalve je eigen tijd en infrastructuur?

Wat betekent “volledig DIY” in Peppol-land eigenlijk?

Als je geen dienstverlener wilt, dan wil je in feite drie dingen:

1. Je eigen facturatie- of ERP-software maakt zelf de Peppol BIS 3.0 facturen in EN16931-formaat. (OpenPeppol)
2. Die software stuurt en ontvangt facturen rechtstreeks op het Peppol-netwerk, zonder Access Point van iemand anders.
3. Alles integreert rechtstreeks met jouw systemen, zonder extra portaal, login of “tussenstuk”.

Met andere woorden: jij wordt zelf wat vandaag een “Peppol Certified Service Provider” of Access Point genoemd wordt. (OpenPeppol)

Dat klinkt stoer. Het is ook helemaal niet verboden. Maar nu komt de reality check.

Stap voor stap: hoe word je zelf je eigen Access Point

OpenPeppol heeft netjes een document “How to set up a Peppol Access Point” gepubliceerd. Daarin staat de procedure om een gecertificeerde Access Point provider te worden. (OpenPeppol)

Samengevat ziet jouw DIY-pad er dan zo uit.

Lid worden van OpenPeppol

Je moet eerst lid worden van OpenPeppol als service provider. Dat betekent:

• een lidmaatschapsformulier invullen en ondertekenen
• lidmaatschap laten goedkeuren
• lidgeld betalen, want alle leden moeten een abonnement betalen volgens hun type.

End-users hoeven geen lid te worden om Peppol te gebruiken. Maar jij wilt geen end-user meer zijn, jij wilt zelf “netwerkinfrastructuur” uitbaten. Dat is een andere categorie.

Service Provider Agreement met de Peppol-autoriteit

Daarna moet je een Service Provider Agreement tekenen met jouw Peppol-autoriteit. In België is dat de FOD BOSA.

Je levert:

• de ondertekende overeenkomst
• recente ondernemingsbewijzen
• je aanvaardt formeel een aantal verplichtingen rond servicelevels, rapportering en naleving van de Peppol-regels.

Vanaf dat moment heb je dus niet alleen klanten, maar ook een internationale vereniging en een overheid die formele verwachtingen hebben over jouw IT-omgeving.

Certificaten, trust en testomgeving

Vervolgens vraag je testcertificaten aan binnen de Peppol PKI, zodat jouw Access Point zich veilig kan identificeren op het netwerk en toegang krijgt tot de testbed.

Je moet:

• Peppol-PKI certificaten beheren voor ondertekening en versleuteling
• een geldig servercertificaat kopen bij een erkende CA voor je AS4 endpoint (self-signed mag expliciet niet)
• jezelf authentiseren op de testomgeving met clientcertificaten
• een reeks verplichte tests doorlopen op de Peppol testbed en testrapporten laten goedkeuren.

Tot hier klinkt het misschien nog als “oké, wat papierwerk en wat certificaten”.

Daarna komt de echte fun.

Eigen Peppol AS4-infrastructuur bouwen

In de Peppol-wereld worden berichten verstuurd via het AS4-protocol, bovenop webservices met beveiligde messaging. Er is een officieel Peppol AS4 profiel dat je perfect moet volgen. (docs.peppol.eu)

Je hebt drie opties:

• volledig zelf een AS4-implementatie bouwen
• een open source Access Point implementation gebruiken zoals Oxalis, Holodeck B2B of Domibus
• een commercieel pakket gebruiken dat al Peppol-ready is (maar dan zit je weer bij een dienstverlener). (OpenPeppol)

Open source klinkt gratis, maar je moet:

• de software installeren en configureren
• zorgen voor hoog beschikbare infrastructuur
• logging, monitoring, updates en securitypatches organiseren
• integratie met jouw ERP of facturatiesysteem bouwen
• alle Peppol-specifieke instellingen goed krijgen.

Daar bovenop moet je ook de zogeheten SMP en SML begrijpen. Dat zijn de mechanismen om op te zoeken welke ontvanger welke documenten via wel Access Point kan ontvangen.

Als Access Point moet je:

• zelf een SMP implementeren of aansturen
• registraties in de centrale SML beheren
• zorgen dat discovery en routing perfect werken voor je klanten.

Herinner je dat je dit allemaal doet om vooral géén facturatiepakket van bijvoorbeeld een paar tientjes per maand te moeten nemen.

Businessdocumenten valideren en Peppol BIS volgen

Een Access Point moet niet alleen transport doen, maar er ook op toezien dat de Peppol businessdocumenten (zoals Billing 3.0 facturen) geldig zijn volgens de BIS-specificaties.

Concreet:

• je moet de Peppol BIS documentaties begrijpen voor facturen, creditnota’s en eventueel andere documenten
• een validatiestap inbouwen die XML-schema’s en businessregels controleert
• foutmeldingen correct teruggeven aan je klanten.

Je wordt dus ineens een soort mini-interoperabiliteitsautoriteit voor al je klantdata. Elke fout in jouw validatie of in jouw interpretatie kan er voor zorgen dat facturen niet aankomen of geweigerd worden.

Productiecertificaat, 24/7 verantwoordelijkheid en audits

Na geslaagde testen vraag je een productiecertificaat aan en mag je “live” op het Peppol-netwerk.

Vanaf dat moment:

• verwacht OpenPeppol rapportering en naleving van hun operationele richtlijnen
• moeten je diensten robuust zijn, met redelijke uptime en incidentmanagement
• ben je aanspreekpunt bij problemen met factuurlevering, ook als het probleem ergens anders in de keten zit.

Je bent nu officieel “Peppol Service Provider”. Gefeliciteerd. Je wilde geen dienstverlener gebruiken, dus ben je er zelf een geworden.

Intussen in België: de overheid zegt vrolijk “zoek zelf maar iets”

Terwijl jij in deze denkwereld een soort mini-telecombedrijf aan het bouwen bent, zegt de Belgische overheid op haar officiële e-invoice site heel rustig:

• “Om gestructureerde e-facturen in je boekhouding te verwerken heb je software nodig die met het Peppol-netwerk verbonden is.” (E-invoice)
• “Gebruik je nog geen specifieke software, kies dan een oplossing uit de lijst met compliant software.”
• “Ben je softwareleverancier en wil je koppelen, contacteer een gecertificeerde service provider.”

In een aparte uitleg beantwoorden ze zelfs de vraag “Kan de overheid geen gratis oplossing voor kleine ondernemingen voorzien” en leggen ze uit dat ze bewust voor een gedecentraliseerde, marktgedreven aanpak gekozen hebben, omdat een centrale overheidstool een single point of failure zou zijn en innovatie zou fnuiken.

Ze zeggen er ook expliciet bij dat de kost om aan de verplichting te voldoen soms nul kan zijn, bijvoorbeeld als e-facturatie inbegrepen is in je boekhoudpakket of bankaanbod. In zo’n geval zit de prijs verstopt in een breder pakket en is ze moeilijk apart te isoleren.

Voor een ondernemer voelt dat allemaal tegelijk logisch en ook een beetje wrang. Je bent verplicht om via een bepaald netwerk te werken, en de toegang tot dat netwerk wordt in de praktijk verleend door een beperkt aantal gecertificeerde dienstverleners. De overheid wil niet zelf concurrent zijn van de markt en zegt “zoek zelf maar een oplossing”.

Dat gevoel mag er zijn. Je bent niet de enige die het vreemd vindt.

Kan het dan echt niet zonder dienstverlener?

Als we streng zijn op de definitie van “geen dienstverlener” en “geen meerkost”, dan is het antwoord:

• Zonder een vorm van dienstverlener op netwerkniveau kun je niet legaal op Peppol aansluiten, behalve als je zelf de hele rol van Access Point opneemt en je door OpenPeppol laat accrediteren.
• “Geen meerkost” kan alleen als je de kost verstopt zit in iets anders dat je toch al nodig hebt, zoals een boekhoudpakket, een ERP of een bankdienst waar e-facturatie in zit ingebakken. (E-invoice)

Een Excel-bestand mailen naar je klant en het “e-factuur” noemen is simpelweg geen gestructureerde elektronische factuur in de zin van de Belgische wet en de EN16931-norm. (E-invoice)

De combinatie “geen enkele externe dienstverlener” plus “volledig correct op het Peppol-netwerk zitten” leidt er dus automatisch toe dat je zelf een dienstverlener moet worden, met alles wat daarbij hoort aan lidgeld, infrastructuur en verantwoordelijkheid.

Het idee van “ik neem een open source Access Point en dan is het gratis” is maar de helft van het verhaal. De andere helft is:

• certificaten
• governance
• support
• testen
• upgrades
• security
• aansprakelijkheid

En dat zijn net de dingen waar dienstverleners hun prijs mee verantwoorden.

Wat is dan een realistische “zo DIY mogelijk” aanpak?

Als je zo dicht mogelijk bij DIY wilt blijven, zonder jezelf in een volledige netwerkoperator te veranderen, zijn er een paar scenario’s die wél zinvol zijn.

Je eigen software, maar wel via iemand anders zijn Access Point

Je kunt je eigen facturatie- of ERP-software bouwen en die rechtstreeks laten praten met de API van een Access Point. Voor jouw ontwikkelaars voelt dat heel “direct” en “eigen”.

Technisch doe je dan nog altijd:

• zelf de mapping naar Peppol BIS
• zelf de integratie in je processen

Maar je laat:

• transport, certificaten, AS4, SMP/SML, testbed en governance aan een provider over. (OpenPeppol)

Ja, je betaalt daar iets voor, maar je betaalt vooral om zelf geen 24/7 netwerkpartij met internationale standaarden te moeten uitbaten.

Een pakket kiezen waar e-facturatie “ingebakken” zit

De overheid hint er zelf op dat de kost voor de wettelijke verplichting soms nul kan zijn, omdat e-facturatie gewoon onderdeel is van je boekhouding, CRM of bankoplossing. (E-invoice)

In dat scenario:

• neem je een tool die je toch al nodig had
• zit Peppol-connectiviteit in de prijs, dus voelt het niet als aparte “boete” om aan de wet te voldoen
• hoef je niet na te denken over Access Points, certificaten en testbed-scripts.

De economische realiteit is dat zo’n pakket uiteraard niet gratis ontwikkeld en gehost wordt, maar jij hoeft niet meer bezig te zijn met het netwerkdetail.

Open source testen als leerproject, niet als productieoplossing

Als je technisch aangelegd bent, kan het leuk zijn om bijvoorbeeld Oxalis of Holodeck B2B eens in een labomgeving op te zetten, puur om te begrijpen hoe het Peppol-verkeer loopt. (GitHub)

Maar daar dan meteen je hele bedrijf op laten draaien, zonder degelijke support of certificering, is vragen om problemen. Het is een beetje alsof je voor je hobby een eigen glasvezelnet in je kelder legt en daarna beslist om er een datacenterbedrijf op te bouwen.

Is het oneerlijk dat je “verplicht wordt te betalen”?

Objectief gezien is het niet gek dat ondernemers het zo ervaren:

• de wet verplicht een bepaald netwerk en formaat
• toegang tot dat netwerk verloopt via een gecertificeerde laag
• die laag werkt meestal met commerciële oplossingen.

De overheid geeft in haar uitleg wel een rationele motivatie. Een centrale gratis toepassing zou:

• een groot enkel storingspunt creëren voor alle facturen
• innovatie remmen en andere processen (orders, betalingen, archivering) moeilijker integreren
• marktverstoring veroorzaken ten opzichte van bestaande software. (E-invoice)

Vanuit macro-standpunt klinkt dat logisch. Vanuit het standpunt van een loodgieter of freelancer met een paar facturen per maand blijft het ergens voelen alsof je verplicht wordt om digitale tol te betalen.

Dat gevoel mag bestaan. Het verandert helaas niets aan de wettelijke realiteit.

Conclusie

Je kunt in theorie je eigen Peppol Access Point bouwen, jezelf als service provider laten accrediteren en je volledige e-facturatie zonder “externe dienstverlener” doen. De documentatie en zelfs open source bouwblokken bestaan. (OpenPeppol)

Maar de prijs voor dat DIY-avontuur is:

• lidmaatschap en overeenkomst met OpenPeppol en de Belgische Peppol-autoriteit
• een stevige AS4- en SMP/SML-infrastructuur
• validatie van alle Peppol BIS documenten
• testbed, certificaten, rapportering en operationele verantwoordelijkheid.

Met andere woorden: om niet te moeten betalen voor een dienstverlener, word je zelf een dienstverlener.

De pragmatische middenweg is meestal:

• kies een pakket of API dat Peppol onder de motorkap regelt
• zorg dat je functionele processen en integratie strak zitten
• accepteer dat een stuk van de complexiteit gewoon wordt uitbesteed.

Even situeren: wat gebeurt er op 1 januari 2026?

Vanaf 1 januari 2026 wordt de klassieke B2B factuur tussen Belgische ondernemingen een gestructureerde elektronische factuur. Geen pdf meer die je mailt, geen papieren factuur die je op de post doet, maar een factuur die rechtstreeks van de software van leverancier naar de software van klant vertrekt, via het Peppol netwerk. (efactuur.belgium.be)

Belangrijke punten:

• Het gaat om facturen tussen Belgische btw-plichtige ondernemingen onder elkaar, dus B2B binnen België.
• De enige factuur die juridisch telt in die gevallen is de gestructureerde elektronische factuur in een EN16931-conform formaat, meestal Peppol BIS. Een pdf of papieren kopie mag je nog opsturen als extra, maar die heeft geen wettelijke waarde meer voor btw-doeleinden.
• De uitwisseling verloopt in de praktijk via Peppol: jouw software maakt een beveiligde connectie met het netwerk en stuurt de factuur naar de Peppol-ID van je klant.

Met andere woorden: als jij een Belgisch btw-nummer hebt en je stuurt facturen naar andere Belgische ondernemingen met een btw-nummer, dan is e-facturatie via Peppol vanaf 2026 de norm, niet langer een optie.

---

Wie valt sowieso binnen de verplichting?

De overheid is op dit punt heel duidelijk en tegelijk verrassend breed. Heb jij een actief Belgisch btw-nummer, dan zit je in principe gewoon in de e-facturatieplicht, ongeacht je grootte, sector of rechtsvorm.

Concreet gaat het bijvoorbeeld over:

• een eenmanszaak die diensten levert aan andere bedrijven
• een kleine KMO met een paar medewerkers
• een vzw die btw-plichtig is en facturen stuurt aan partners of sponsors
• een patrimoniumvennootschap met btw-nummer
• een vrije beroeper met btw-nummer (advocaat, architect, consultant, enzovoort)

Zelfs als je onder de vrijstellingsregeling voor kleine ondernemingen valt met een jaaromzet tot 25.000 euro, blijf je btw-plichtig. Je rekent dan wel geen btw aan, maar je hebt nog steeds een btw-nummer en dus ook een e-facturatieplicht als je B2B factureert.

Ook de bijzondere landbouwregeling valt in het vizier: landbouwers met btw-statuut moeten minstens gestructureerde elektronische B2B-facturen kunnen ontvangen.

Kort gezegd:

Heb je een Belgisch btw-nummer én stuur je facturen naar andere Belgische ondernemingen met een btw-nummer, dan moet je vanaf 2026 gestructureerde e-facturen gebruiken, behalve als je echt in een van de uitzonderingscategorieën valt.

---

De uitzonderingen in mensentaal

De overheid maakt een paar gerichte uitzonderingen. Die zijn minder talrijk dan veel mensen denken.

Volgens de officiële informatie gelden er geen verplichtingen tot verzenden voor:

• gefailleerde btw-plichtigen
• ondernemingen die uitsluitend vrijgestelde handelingen verrichten volgens artikel 44 van het btw-wetboek (bijvoorbeeld heel wat activiteiten in de medische, onderwijs, sociale, sport en culturele sector)
• niet in België gevestigde btw-plichtigen zonder vaste inrichting in België, zelfs als ze hier voor btw geïdentificeerd zijn
• forfaitaire btw-plichtigen volgens artikel 56, tot uiterlijk 1 januari 2028, want dat regime dooft uit.

Voor het ontvangen van gestructureerde e-facturen geldt er geen verplichting voor:

• ondernemingen die alleen vrijgestelde handelingen verrichten volgens artikel 44
• niet in België gevestigde btw-plichtigen zonder vaste inrichting.

Daarnaast is er nog een vierde categorie die vaak voor verwarring zorgt:

• transacties die zelf vrijgesteld zijn door artikel 44 (bijvoorbeeld bepaalde medische handelingen of financiële diensten) moeten niet elektronisch gefactureerd worden, zelfs niet als de partijen in principe wel btw-plichtig zijn.

Een paar praktische voorbeelden om het tastbaar te maken:

• Een ziekenhuis dat uitsluitend btw-vrijgestelde medische handelingen verricht, valt in principe buiten de e-facturatieplicht voor die handelingen.
• Een arts die enkel therapeutische zorg biedt en volledig onder artikel 44 valt, heeft vaak geen actief btw-nummer en dus geen e-facturatieplicht.
• Een Belgische bank die enkel vrijgestelde financiële diensten levert, valt buiten de verplichte e-facturatie voor die diensten.

Belangrijk detail: gemengde situaties bestaan. Een arts met een kleine nevenactiviteit die wél onder btw valt, kan voor dat stukje wél in de e-facturatieplicht vallen. In twijfelgevallen is advies van boekhouder of btw-controlekantoor echt geen overbodige luxe.

---

Werk je alleen met particulieren?

Veel zelfstandigen en kleine ondernemers vragen zich intussen af:

“Als ik alleen aan particulieren verkoop, moet ik dan ook overschakelen op Peppol?”

Het antwoord is genuanceerd:

• Voor facturen aan particulieren (B2C) is er vanaf 2026 géén verplichting om gestructureerde elektronische facturen te sturen. Je mag dus nog altijd kassabonnen, papieren facturen of eventueel pdf-facturen gebruiken voor je klanten zonder btw-nummer.
• Maar je moet als B2C-speler wel klaar zijn om gestructureerde elektronische facturen van je leveranciers te ontvangen. Je kassasysteem of boekhouding zal dus toch moeten kunnen praten met het Peppol-netwerk.

Concreet voorbeeld:

• Een kapper met btw-nummer die enkel particulieren knipt, moet niet plots e-facturen sturen naar klanten, maar zal wel e-facturen kunnen ontvangen van zijn groothandel voor producten, de energieleverancier, enzovoort.

Dat maakt dat praktisch zo goed als iedereen met een btw-nummer tegen januari 2026 op zijn minst een basis Peppol-oplossing nodig heeft.

---

B2C, internationaal en de rest van de wereld

De Belgische verplichting focust op lokale B2B transacties. Voor andere situaties blijft er meer vrijheid.

Samengevat:

• B2C binnen België
  • Gestructureerde e-factuur: toegestaan, maar niet verplicht.
  • Gewone elektronische factuur (pdf) en papier: toegestaan mits akkoord van de klant.
• B2G (facturen aan Belgische overheden)
  • E-facturatie is al verplicht voor de meeste overheidsopdrachten gepubliceerd na 1 maart 2024, meestal via Peppol.
• B2B met buitenlandse tegenpartijen
  • Voor transacties die btw-technisch buiten België plaatsvinden, geldt de Belgische e-facturatieplicht niet.
  • Je kunt uiteraard toch Peppol gebruiken als beide partijen dat willen, maar het is dan geen Belgische wettelijke verplichting.

Goed om te onthouden: in de officiële samenvatting op efactuur.belgium.be zie je een tabel waarin B2B binnen België verplicht gestructureerd elektronisch moet, terwijl B2C en internationale situaties ook andere vormen mogen gebruiken zolang de ontvanger akkoord is. Registratie op het Peppol-netwerk geldt daar automatisch als akkoord.

---

Gestructureerde e-factuur versus pdf: wat is nu het echte verschil?

In de praktijk heerst nog veel verwarring over termen als “e-factuur”, “elektronische factuur” en “gestructureerde elektronische factuur”.

Kort:

• Een gewone elektronische factuur is bijvoorbeeld een pdf die je mailt of downloadt uit een portaal. Die heeft vandaag dezelfde juridische waarde als papier, zolang de ontvanger akkoord is.
• Een gestructureerde elektronische factuur is een bestand in een gestandaardiseerd dataformaat (zoals UBL in Peppol BIS) dat door boekhoudsoftware automatisch kan worden ingelezen en verwerkt.

Vanaf 2026:

• Voor B2B binnen België is de gestructureerde elektronische factuur de enige factuur die voor de btw telt.
• De pdf die je er eventueel bij stuurt is dan enkel nog een visuele kopie voor de klant, maar geen “factuur” meer in de ogen van de fiscus.

Dat onderscheid is belangrijk, bijvoorbeeld voor:

• de rechtzetting van fouten
• het recht op btw-aftrek bij de klant
• sancties bij controles

---

De gratieperiode begin 2026: wat betekent die nu écht?

In december 2025 heeft de FOD Financiën bevestigd dat er een tolerantieperiode komt in de eerste drie maanden van 2026 voor inbreuken die eigen zijn aan de nieuwe e-facturatieplicht.

Belangrijk om goed te begrijpen:

• De verplichting zelf gaat niet uitgesteld worden. Op 1 januari 2026 moet in principe elke factuur binnen het toepassingsgebied een gestructureerde e-factuur zijn.
• De gratieperiode loopt van 1 januari tot en met 31 maart 2026. In die periode past de fiscus een tolerante aanpak toe voor fouten die voortkomen uit de omschakeling, op voorwaarde dat je kunt aantonen dat je tijdig en redelijk voorbereidingen hebt getroffen.
• Het is geen blanco vrijgeleide. Het idee is dat een tweede of volgende overtreding pas na verloop van drie maanden kan worden vastgesteld, zodat bedrijven in transitie niet meteen meerdere boetes op korte tijd oplopen.

Hoe kun je als ondernemer “goede wil” aantonen?

Denk aan zaken zoals:

• contracten of offertes met je softwareleverancier voor een Peppol-koppeling
• mails met je boekhouder over de omschakeling
• interne planning, projectdocumenten of testverslagen
• bewijs dat je al op Peppol aangesloten bent maar dat een deel van je klanten of processen nog in testfase zit

Een typisch misverstand is dat je tijdens de gratieperiode nog gerust pdf-facturen zou mogen sturen en alles pas tegen april moet geregeld zijn. Dat klopt niet. De gestructureerde e-factuur is vanaf 1 januari de enige juridisch geldige B2B-factuur tussen Belgische btw-plichtige ondernemingen. De gratieperiode gaat enkel over de manier waarop de fiscus in de beginfase met inbreuken omgaat.

---

Hoe weet je nu of jij iets moet doen?

Een paar snelle vragen die je jezelf kunt stellen:

• Heb ik een actief Belgisch btw-nummer?
• Stuur ik facturen naar andere Belgische ondernemingen met btw-nummer?
• Val ik niet enkel en alleen onder artikel 44, zonder gemengde situatie?
• Ben ik geen forfaitaire btw-plichtige, of loopt dat regime voor mij af tegen 2028?
• Werk ik niet uitsluitend met particulieren, zonder uitzonderingen?

Als je op de eerste twee vragen “ja” antwoordt en je herkent jezelf niet in de uitzonderingen, dan is het veilig om ervan uit te gaan dat je in de e-facturatieplicht zit en dus actie moet ondernemen.

---

Wat kun je vandaag al concreet doen?

Een paar heel praktische stappen, nog los van alle technische details:

• Praat met je boekhouder
  Die kent jouw btw-statuut, eventuele vrijstellingen en gemengde situaties. Samen kun je snel inschatten of je in scope bent en hoe dringend de omschakeling is.
• Check je huidige facturatie- of boekhoudsoftware
  Veel pakketten zijn vandaag al Peppol-klaar of staan op de officiële lijst met oplossingen die met het Peppol-netwerk kunnen praten.
• Begin met het verzamelen van bewijs van je voorbereidingen
  Hou contracten, offertes, mails en interne notities bij. Mocht je in Q1 2026 toch een probleem hebben, dan kun je aantonen dat je niet stilgezeten hebt.
• Communiceer tijdig met klanten en leveranciers
  Laat hen weten dat je gaat overschakelen op Peppol en vraag of zij al klaar zijn. Vanaf 2026 wordt het niet alleen een juridische kwestie, maar ook een reputatieding: wie nog met losse pdf-jes werkt, komt stilaan achterop.

---

Samengevat

• Heb je een Belgisch btw-nummer en stuur je facturen naar andere Belgische ondernemingen met btw-nummer, dan geldt vanaf 2026 in de praktijk: e-facturatie via Peppol of een gelijkwaardige EN16931-oplossing.
• Alleen een beperkt aantal categorieën valt buiten de verplichting, zoals pure artikel 44 activiteiten, niet in België gevestigde belastingplichtigen zonder vaste inrichting, gefailleerden en forfaitaire btw-plichtigen tot uiterlijk 2028.
• Als je enkel particulieren bedient, moet je geen e-facturen naar klanten sturen, maar je moet wél e-facturen kunnen ontvangen.
• De gratieperiode in het eerste kwartaal van 2026 is geen uitstel van de wet, maar een mildere handhaving voor bedrijven die kunnen aantonen dat ze ernstig bezig zijn met hun omschakeling.