Even situeren: wat gebeurt er op 1 januari 2026?
Vanaf 1 januari 2026 wordt de klassieke B2B factuur tussen Belgische ondernemingen een gestructureerde elektronische factuur. Geen pdf meer die je mailt, geen papieren factuur die je op de post doet, maar een factuur die rechtstreeks van de software van leverancier naar de software van klant vertrekt, via het Peppol netwerk. (efactuur.belgium.be)
Belangrijke punten:
- Het gaat om facturen tussen Belgische btw-plichtige ondernemingen onder elkaar, dus B2B binnen België.
- De enige factuur die juridisch telt in die gevallen is de gestructureerde elektronische factuur in een EN16931-conform formaat, meestal Peppol BIS. Een pdf of papieren kopie mag je nog opsturen als extra, maar die heeft geen wettelijke waarde meer voor btw-doeleinden.
- De uitwisseling verloopt in de praktijk via Peppol: jouw software maakt een beveiligde connectie met het netwerk en stuurt de factuur naar de Peppol-ID van je klant.
Met andere woorden: als jij een Belgisch btw-nummer hebt en je stuurt facturen naar andere Belgische ondernemingen met een btw-nummer, dan is e-facturatie via Peppol vanaf 2026 de norm, niet langer een optie.
Wie valt sowieso binnen de verplichting?
De overheid is op dit punt heel duidelijk en tegelijk verrassend breed. Heb jij een actief Belgisch btw-nummer, dan zit je in principe gewoon in de e-facturatieplicht, ongeacht je grootte, sector of rechtsvorm.
Concreet gaat het bijvoorbeeld over:
- een eenmanszaak die diensten levert aan andere bedrijven
- een kleine KMO met een paar medewerkers
- een vzw die btw-plichtig is en facturen stuurt aan partners of sponsors
- een patrimoniumvennootschap met btw-nummer
- een vrije beroeper met btw-nummer (advocaat, architect, consultant, enzovoort)
Zelfs als je onder de vrijstellingsregeling voor kleine ondernemingen valt met een jaaromzet tot 25.000 euro, blijf je btw-plichtig. Je rekent dan wel geen btw aan, maar je hebt nog steeds een btw-nummer en dus ook een e-facturatieplicht als je B2B factureert.
Ook de bijzondere landbouwregeling valt in het vizier: landbouwers met btw-statuut moeten minstens gestructureerde elektronische B2B-facturen kunnen ontvangen.
Kort gezegd:
Heb je een Belgisch btw-nummer én stuur je facturen naar andere Belgische ondernemingen met een btw-nummer, dan moet je vanaf 2026 gestructureerde e-facturen gebruiken, behalve als je echt in een van de uitzonderingscategorieën valt.
De uitzonderingen in mensentaal
De overheid maakt een paar gerichte uitzonderingen. Die zijn minder talrijk dan veel mensen denken.
Volgens de officiële informatie gelden er geen verplichtingen tot verzenden voor:
- gefailleerde btw-plichtigen
- ondernemingen die uitsluitend vrijgestelde handelingen verrichten volgens artikel 44 van het btw-wetboek (bijvoorbeeld heel wat activiteiten in de medische, onderwijs, sociale, sport en culturele sector)
- niet in België gevestigde btw-plichtigen zonder vaste inrichting in België, zelfs als ze hier voor btw geïdentificeerd zijn
- forfaitaire btw-plichtigen volgens artikel 56, tot uiterlijk 1 januari 2028, want dat regime dooft uit.
Voor het ontvangen van gestructureerde e-facturen geldt er geen verplichting voor:
- ondernemingen die alleen vrijgestelde handelingen verrichten volgens artikel 44
- niet in België gevestigde btw-plichtigen zonder vaste inrichting.
Daarnaast is er nog een vierde categorie die vaak voor verwarring zorgt:
- transacties die zelf vrijgesteld zijn door artikel 44 (bijvoorbeeld bepaalde medische handelingen of financiële diensten) moeten niet elektronisch gefactureerd worden, zelfs niet als de partijen in principe wel btw-plichtig zijn.
Een paar praktische voorbeelden om het tastbaar te maken:
- Een ziekenhuis dat uitsluitend btw-vrijgestelde medische handelingen verricht, valt in principe buiten de e-facturatieplicht voor die handelingen.
- Een arts die enkel therapeutische zorg biedt en volledig onder artikel 44 valt, heeft vaak geen actief btw-nummer en dus geen e-facturatieplicht.
- Een Belgische bank die enkel vrijgestelde financiële diensten levert, valt buiten de verplichte e-facturatie voor die diensten.
Belangrijk detail: gemengde situaties bestaan. Een arts met een kleine nevenactiviteit die wél onder btw valt, kan voor dat stukje wél in de e-facturatieplicht vallen. In twijfelgevallen is advies van boekhouder of btw-controlekantoor echt geen overbodige luxe.
Werk je alleen met particulieren?
Veel zelfstandigen en kleine ondernemers vragen zich intussen af:
“Als ik alleen aan particulieren verkoop, moet ik dan ook overschakelen op Peppol?”
Het antwoord is genuanceerd:
- Voor facturen aan particulieren (B2C) is er vanaf 2026 géén verplichting om gestructureerde elektronische facturen te sturen. Je mag dus nog altijd kassabonnen, papieren facturen of eventueel pdf-facturen gebruiken voor je klanten zonder btw-nummer.
- Maar je moet als B2C-speler wel klaar zijn om gestructureerde elektronische facturen van je leveranciers te ontvangen. Je kassasysteem of boekhouding zal dus toch moeten kunnen praten met het Peppol-netwerk.
Concreet voorbeeld:
- Een kapper met btw-nummer die enkel particulieren knipt, moet niet plots e-facturen sturen naar klanten, maar zal wel e-facturen kunnen ontvangen van zijn groothandel voor producten, de energieleverancier, enzovoort.
Dat maakt dat praktisch zo goed als iedereen met een btw-nummer tegen januari 2026 op zijn minst een basis Peppol-oplossing nodig heeft.
B2C, internationaal en de rest van de wereld
De Belgische verplichting focust op lokale B2B transacties. Voor andere situaties blijft er meer vrijheid.
Samengevat:
- B2C binnen België
- Gestructureerde e-factuur: toegestaan, maar niet verplicht.
- Gewone elektronische factuur (pdf) en papier: toegestaan mits akkoord van de klant.
- B2G (facturen aan Belgische overheden)
- E-facturatie is al verplicht voor de meeste overheidsopdrachten gepubliceerd na 1 maart 2024, meestal via Peppol.
- B2B met buitenlandse tegenpartijen
- Voor transacties die btw-technisch buiten België plaatsvinden, geldt de Belgische e-facturatieplicht niet.
- Je kunt uiteraard toch Peppol gebruiken als beide partijen dat willen, maar het is dan geen Belgische wettelijke verplichting.
Goed om te onthouden: in de officiële samenvatting op efactuur.belgium.be zie je een tabel waarin B2B binnen België verplicht gestructureerd elektronisch moet, terwijl B2C en internationale situaties ook andere vormen mogen gebruiken zolang de ontvanger akkoord is. Registratie op het Peppol-netwerk geldt daar automatisch als akkoord.
Gestructureerde e-factuur versus pdf: wat is nu het echte verschil?
In de praktijk heerst nog veel verwarring over termen als “e-factuur”, “elektronische factuur” en “gestructureerde elektronische factuur”.
Kort:
- Een gewone elektronische factuur is bijvoorbeeld een pdf die je mailt of downloadt uit een portaal. Die heeft vandaag dezelfde juridische waarde als papier, zolang de ontvanger akkoord is.
- Een gestructureerde elektronische factuur is een bestand in een gestandaardiseerd dataformaat (zoals UBL in Peppol BIS) dat door boekhoudsoftware automatisch kan worden ingelezen en verwerkt.
Vanaf 2026:
- Voor B2B binnen België is de gestructureerde elektronische factuur de enige factuur die voor de btw telt.
- De pdf die je er eventueel bij stuurt is dan enkel nog een visuele kopie voor de klant, maar geen “factuur” meer in de ogen van de fiscus.
Dat onderscheid is belangrijk, bijvoorbeeld voor:
- de rechtzetting van fouten
- het recht op btw-aftrek bij de klant
- sancties bij controles
De gratieperiode begin 2026: wat betekent die nu écht?
In december 2025 heeft de FOD Financiën bevestigd dat er een tolerantieperiode komt in de eerste drie maanden van 2026 voor inbreuken die eigen zijn aan de nieuwe e-facturatieplicht.
Belangrijk om goed te begrijpen:
- De verplichting zelf gaat niet uitgesteld worden. Op 1 januari 2026 moet in principe elke factuur binnen het toepassingsgebied een gestructureerde e-factuur zijn.
- De gratieperiode loopt van 1 januari tot en met 31 maart 2026. In die periode past de fiscus een tolerante aanpak toe voor fouten die voortkomen uit de omschakeling, op voorwaarde dat je kunt aantonen dat je tijdig en redelijk voorbereidingen hebt getroffen.
- Het is geen blanco vrijgeleide. Het idee is dat een tweede of volgende overtreding pas na verloop van drie maanden kan worden vastgesteld, zodat bedrijven in transitie niet meteen meerdere boetes op korte tijd oplopen.
Hoe kun je als ondernemer “goede wil” aantonen?
Denk aan zaken zoals:
- contracten of offertes met je softwareleverancier voor een Peppol-koppeling
- mails met je boekhouder over de omschakeling
- interne planning, projectdocumenten of testverslagen
- bewijs dat je al op Peppol aangesloten bent maar dat een deel van je klanten of processen nog in testfase zit
Een typisch misverstand is dat je tijdens de gratieperiode nog gerust pdf-facturen zou mogen sturen en alles pas tegen april moet geregeld zijn. Dat klopt niet. De gestructureerde e-factuur is vanaf 1 januari de enige juridisch geldige B2B-factuur tussen Belgische btw-plichtige ondernemingen. De gratieperiode gaat enkel over de manier waarop de fiscus in de beginfase met inbreuken omgaat.
Hoe weet je nu of jij iets moet doen?
Een paar snelle vragen die je jezelf kunt stellen:
- Heb ik een actief Belgisch btw-nummer?
- Stuur ik facturen naar andere Belgische ondernemingen met btw-nummer?
- Val ik niet enkel en alleen onder artikel 44, zonder gemengde situatie?
- Ben ik geen forfaitaire btw-plichtige, of loopt dat regime voor mij af tegen 2028?
- Werk ik niet uitsluitend met particulieren, zonder uitzonderingen?
Als je op de eerste twee vragen “ja” antwoordt en je herkent jezelf niet in de uitzonderingen, dan is het veilig om ervan uit te gaan dat je in de e-facturatieplicht zit en dus actie moet ondernemen.
Wat kun je vandaag al concreet doen?
Een paar heel praktische stappen, nog los van alle technische details:
- Praat met je boekhouder
Die kent jouw btw-statuut, eventuele vrijstellingen en gemengde situaties. Samen kun je snel inschatten of je in scope bent en hoe dringend de omschakeling is. - Check je huidige facturatie- of boekhoudsoftware
Veel pakketten zijn vandaag al Peppol-klaar of staan op de officiële lijst met oplossingen die met het Peppol-netwerk kunnen praten. - Begin met het verzamelen van bewijs van je voorbereidingen
Hou contracten, offertes, mails en interne notities bij. Mocht je in Q1 2026 toch een probleem hebben, dan kun je aantonen dat je niet stilgezeten hebt. - Communiceer tijdig met klanten en leveranciers
Laat hen weten dat je gaat overschakelen op Peppol en vraag of zij al klaar zijn. Vanaf 2026 wordt het niet alleen een juridische kwestie, maar ook een reputatieding: wie nog met losse pdf-jes werkt, komt stilaan achterop.
Samengevat
- Heb je een Belgisch btw-nummer en stuur je facturen naar andere Belgische ondernemingen met btw-nummer, dan geldt vanaf 2026 in de praktijk: e-facturatie via Peppol of een gelijkwaardige EN16931-oplossing.
- Alleen een beperkt aantal categorieën valt buiten de verplichting, zoals pure artikel 44 activiteiten, niet in België gevestigde belastingplichtigen zonder vaste inrichting, gefailleerden en forfaitaire btw-plichtigen tot uiterlijk 2028.
- Als je enkel particulieren bedient, moet je geen e-facturen naar klanten sturen, maar je moet wél e-facturen kunnen ontvangen.
- De gratieperiode in het eerste kwartaal van 2026 is geen uitstel van de wet, maar een mildere handhaving voor bedrijven die kunnen aantonen dat ze ernstig bezig zijn met hun omschakeling.
Leave a Reply