De komende jaren verandert factureren in België grondig. Waar je vandaag misschien nog werkt met Word, Excel of pdf’s per mail, zal je vanaf 1 januari 2026 voor B2B-facturen moeten overschakelen op gestructureerde elektronische facturen. Dat is geen klein IT-project, maar een wettelijke verplichting die bijna alle btw-plichtige ondernemingen raakt. (eFactuur)

In deze gids bundel ik de belangrijkste informatie: wat digitale facturatie precies is, welke regels gelden in België, wat er verandert voor kleine en grote ondernemingen, en hoe je jezelf stap voor stap klaarzet.

Van papieren factuur naar digitale facturatie

Veel ondernemers gebruiken vandaag al “digitale” facturen. Vaak bedoelen we daarmee: een pdf die je mailt, of een papieren factuur die je scant en in je boekhoudpakket uploadt. Dat voelt digitaal, maar juridisch en technisch wordt er een onderscheid gemaakt.

In de btw-wetgeving zijn er twee soorten elektronische facturen met dezelfde waarde als papier: een gewone elektronische factuur en een gestructureerde elektronische factuur. Een gewone elektronische factuur is bijvoorbeeld een pdf waarvan de opmaak vrij is, zolang alle verplichte gegevens erop staan. Een gestructureerde elektronische factuur is een bestand dat zodanig is opgebouwd dat software het automatisch kan lezen en verwerken. (eFactuur)

Bij echte digitale facturatie in de zin van de nieuwe regels draait alles rond die tweede categorie: de gestructureerde elektronische factuur. Een pdf per mail versturen wordt door de overheid expliciet niét gezien als e-facturatie in strikte zin, omdat de inhoud niet automatisch kan worden ingelezen.

Het wettelijke kader in België

B2B: verplichte gestructureerde e-facturen vanaf 1 januari 2026

Vanaf 1 januari 2026 moeten bijna alle Belgische btw-plichtige ondernemingen voor hun B2B-transacties gestructureerde elektronische facturen gebruiken. Het gaat om facturen die rechtstreeks tussen de software van leverancier en klant worden uitgewisseld. Een factuur in pdf-formaat per e-mail of via een platform zal dan niet langer volstaan als geldige B2B-factuur. (eFactuur)

Belangrijke punten:

• Heb je een actief btw-nummer, dan val je in principe onder de verplichting, ook als je de vrijstellingsregeling voor kleine ondernemingen gebruikt (omzet maximaal 25.000 euro) of onder de bijzondere landbouwregeling valt, minstens voor het ontvangen van B2B-facturen.
• De verplichting geldt voor bijna alle handelingen tussen een Belgische btw-plichtige leverancier en een Belgische btw-plichtige klant, met een beperkt aantal uitzonderingen (zoals failliete ondernemingen, ondernemingen die uitsluitend vrijgestelde activiteiten verrichten onder artikel 44 Btw-Wetboek, bepaalde forfaitaire stelsels en niet in België gevestigde belastingplichtigen zonder vaste inrichting).

B2G: factureren aan de overheid

Voor facturatie aan overheden (B2G) bestaat de verplichting al langer. Overheidsinstanties moeten elektronische facturen kunnen ontvangen en verwerken volgens de Europese norm EN 16931, en voor nieuwe overheidsopdrachten vanaf 1 maart 2024 is elektronische facturatie voor leveranciers verplicht in de meeste gevallen, doorgaans vanaf een opdrachtdrempel van 3.000 euro exclusief btw.

In de praktijk gebeurt B2G-facturatie via het Mercuriusplatform en het Peppol-netwerk.

B2C en andere situaties

Voor facturen aan particuliere klanten (B2C) mag je ook na 1 januari 2026 nog papier of pdf gebruiken. De verplichting tot gestructureerde e-facturatie geldt daar niet. Voor B2B en B2G binnen België wordt papier of “gewone” elektronica (pdf) net omgekeerd niet meer aanvaard als conforme factuurvorm.

Werk je uitsluitend met particulieren, dan moet je zelf geen gestructureerde e-facturen uitsturen, maar je moet wél klaarstaan om gestructureerde e-facturen van je leveranciers te ontvangen. De overheid benadrukt dat je systemen daarvoor tegen januari 2026 moeten zijn aangepast.

De Europese standaard EN 16931: de taal van de e-factuur

Achter de schermen wil de overheid vooral dat alle facturen dezelfde taal spreken. Die taal is de Europese standaard EN 16931. Die standaard beschrijft welke informatie op elke elektronische factuur moet staan en hoe die inhoud gestructureerd wordt, zodat software van verschillende partijen ze automatisch kan begrijpen.

EN 16931 is een “semantische” standaard. Dat betekent dat ze niet zozeer oplegt welke technologie je moet gebruiken, maar wél hoe de gegevens moeten worden geïnterpreteerd. De standaard wordt meestal technisch geïmplementeerd via XML-formats zoals UBL (Universal Business Language) of UN/CEFACT CII. (ClearTax)

België past EN 16931 al toe voor e-facturen aan de overheid en gebruikt dezelfde norm als basis voor de B2B-verplichting vanaf 2026.

Peppol en Peppol BIS: het netwerk achter je facturen

Een gestructureerde e-factuur moet niet alleen de juiste inhoud hebben, ze moet ook veilig bij de klant terechtkomen. Daarvoor gebruikt België het Peppol-netwerk.

Peppol is een internationaal netwerk voor de veilige, gestandaardiseerde uitwisseling van elektronische documenten, vooral facturen. Je factuursoftware is verbonden met een “access point”, een soort digitale postkamer. Je klant is via een eigen access point aangesloten. Peppol zorgt ervoor dat de factuur automatisch van jouw access point naar dat van de klant gaat, vergelijkbaar met een postnetwerk, maar volledig digitaal. (eFactuur)

Peppol-BIS is het factuurformaat dat via het Peppol-netwerk wordt gebruikt. Het is een concrete invulling van EN 16931 en maakt gebruik van UBL als technisch formaat. Daardoor kan je software exact herkennen wat de factuurdatum, het btw-bedrag, de klantgegevens en de lijnbedragen zijn, zonder dat iemand nog moet overtypen.

Binnen België wordt Peppol vanaf 2026 de standaard voor B2B-facturatie. In principe moeten B2B-facturen via Peppol BIS worden verzonden, tenzij beide partijen uitdrukkelijk een andere EN 16931-conforme oplossing overeenkomen.

Digitale facturatie in de praktijk: hoe ziet dat eruit?

Versturen van facturen

Concreet zal je vanaf 2026 je B2B-facturen aanmaken in een facturatie- of boekhoudprogramma dat gestructureerde e-facturen kan genereren en versturen. Voor jou ziet dat vaak nog altijd uit als een gewone factuur met logo en tabel, maar op de achtergrond maakt de software tegelijk een UBL-bestand volgens EN 16931 aan.

Dat bestand wordt via je Peppol-access point naar het access point van je klant gestuurd. Je klant krijgt de factuur automatisch in zijn boekhoudpakket, zonder manueel overtypen. Veel pakketten sturen ook een pdf-kopie mee, voor wie de factuur graag visueel bekijkt, maar juridisch telt de gestructureerde e-factuur.

Ontvangen en boeken

Aan de ontvangende kant komt de factuur rechtstreeks in je software of in het dossier van je accountant terecht. De meeste pakketten herkennen automatisch leverancier, bedrag, btw-tarief en vervaldatum, en kunnen boekingsvoorstellen doen. In plaats van pdf’s te slepen of OCR te gebruiken, werk je met 100 procent gestructureerde data, waardoor fouten en dubbele invoer sterk verminderen.

Wie valt precies in of buiten de verplichting?

De officiële e-facturatiewebsite van de overheid geeft een vrij duidelijke samenvatting voor binnenlandse facturen vanaf 1 januari 2026:

• B2B tussen twee Belgische btw-plichtigen: gestructureerde e-factuur is verplicht, via Peppol, papier en “gewone” elektronica zijn niet toegestaan als formele factuurvorm.
• B2G: gestructureerde e-factuur is verplicht (met enkele uitzonderingen onder 3.000 euro of afhankelijk van de aanbestedende overheid), papier en pdf worden daar in principe geweigerd.
• B2C en internationale facturen: daar kan nog papier of pdf, al kan ook een gestructureerde e-factuur mits akkoord van de klant.

Zelfs als je bijna enkel met particulieren werkt, moet je er rekening mee houden dat je leveranciers vanaf 2026 gestructureerde e-facturen naar jou zullen sturen. Je moet die dus kunnen ontvangen en verwerken.

Ondernemingen die uitsluitend vrijgestelde activiteiten verrichten onder artikel 44 van het btw-wetboek, zoals bepaalde medische, sociale, culturele en financiële activiteiten, vallen in veel gevallen buiten de verplichting om gestructureerde e-facturen te verzenden of te ontvangen.

Gevolgen van niet-naleving: btw-aftrek en boetes

De impact van niet tijdig overschakelen is niet louter technisch, maar ook fiscaal. Advieskantoren wijzen erop dat als je na 1 januari 2026 in een B2B-relatie nog facturen op papier of in pdf ontvangt, de btw daarop niet langer aftrekbaar zal zijn, omdat de factuurvorm niet aan de wettelijke vereisten voldoet.

Daarnaast is een nieuwe boeteregeling aangekondigd: bij herhaaldelijk uitreiken van niet-conforme facturen kunnen administratieve geldboetes worden opgelegd, bijvoorbeeld 1.500 euro voor een eerste overtreding, 3.000 euro voor een tweede en 5.000 euro voor een derde binnen een bepaalde periode.

De overheid wil tegelijk de overgang versoepelen door fiscale voordelen te voorzien. Tot 2027 kan je voor bepaalde kosten van e-facturatiesoftware en digitale facturatie een verhoogde kostenaftrek van 120 procent of een verhoogde investeringsaftrek van 20 procent krijgen, afhankelijk van het type investering.

E-reporting vanaf 2028: de volgende stap na e-facturatie

Digitale facturatie is niet het eindpunt. België plant om vanaf 1 januari 2028 een systeem van near real time e-reporting in te voeren. Daarbij worden je factuurdata automatisch, via hetzelfde Peppol-netwerk, ook naar de fiscus doorgestuurd. De overheid wordt dan een vijfde “corner” in het Peppol-model. (Fonoa)

Dit zal de jaarlijkse klantenlisting vervangen en kadert in het Europese ViDA-initiatief (VAT in the Digital Age). Praktisch betekent het dat je software niet alleen gestructureerde e-facturen moet kunnen versturen en ontvangen, maar vanaf 2028 ook klaar moet zijn voor automatische rapportering aan FOD Financiën.

Stappenplan: hoe maak je je onderneming klaar?

Je hoeft geen IT-specialist te worden om mee te zijn, maar je doet er goed aan om gestructureerd te werken. Een mogelijk stappenplan:

Stap 1: Controleer of je in scope bent
Heb je een actief btw-nummer en factureer je aan andere ondernemingen in België, dan val je vrijwel zeker onder de verplichting. Ook kleine ondernemingen in de vrijstellingsregeling en landbouwbedrijven moeten minstens gestructureerde e-facturen kunnen ontvangen. Twijfel je, bespreek je situatie met je accountant en raadpleeg de officiële vragenlijst op de e-facturatiewebsite.

Stap 2: Breng je huidige facturatieproces in kaart
Noteer hoe je vandaag factureert: welke software gebruik je, hoeveel facturen verstuur en ontvang je maandelijks, welk deel is B2B, welk deel B2C, heb je klanten in het buitenland. Dat bepaalt mee welke oplossing zinvol en betaalbaar is.

Stap 3: Spreek met je accountant
Vraag expliciet hoe je boekhouder of accountant met e-facturen werkt. Veel kantoren hebben eigen voorkeurpakketten en kunnen je helpen bij de keuze en de aansluiting op Peppol. Maak afspraken over wie wat doet: wie activeert de software, wie beheert de Peppol-ID, hoe worden inkomende facturen geboekt.

Stap 4: Kies of activeer geschikte software
Gebruik je al een boekhoud- of facturatieprogramma, check dan of het gestructureerde e-facturen kan verzenden en ontvangen via Peppol BIS en een EN 16931-conform formaat. De overheid publiceert een lijst met erkende oplossingen, en heel wat pakketten hebben inmiddels een Peppol-koppeling.

Stap 5: Stel interne afspraken en templates bij
Zorg dat je factuursjablonen alle verplichte gegevens bevatten zodat de software probleemloos EN 16931-conforme facturen kan genereren. Denk aan correcte KBO- en btw-nummers, duidelijke omschrijvingen en juiste btw-tarieven. Leg vast wie facturen opstelt, controleert en verstuurt, en hoe snel dat gebeurt.

Stap 6: Informeer klanten en leveranciers
Laat je klanten en leveranciers weten dat je overschakelt op gestructureerde e-facturatie en deel indien nodig je Peppol-ID (meestal je KBO- of btw-nummer). Sommige grote klanten zullen zelf deadlines opleggen waarop zij enkel nog e-facturen accepteren.

Stap 7: Test ruim voor 2026
Wacht niet tot december 2025 om je eerste e-factuur te sturen. Doe een test met een paar vaste klanten en leveranciers, controleer of facturen correct aankomen en boekhoudkundig goed verwerkt worden, en stuur indien gewenst parallel nog een pdf-kopie mee.

Korte FAQ voor ondernemers

Mag ik na 1 januari 2026 nog pdf-facturen sturen?
Voor B2C mag dat nog, zolang de klant akkoord is. Voor binnenlandse B2B-facturen tussen btw-plichtigen volstaat een pdf niet meer als conforme factuur. De wettelijk geldige factuur zal de gestructureerde e-factuur zijn. (eFactuur)

Ik werk alleen met particulieren, moet ik iets doen?
Voor je uitgaande facturen naar particulieren niet, daar blijft papier of pdf toegelaten. Maar je leveranciers zullen jou B2B wel gestructureerde e-facturen willen sturen, en jij zal die correct moeten kunnen ontvangen en bewaren. Een minimale e-facturatieoplossing is dus toch nodig.

Ik zit in de vrijstellingsregeling voor kleine ondernemingen, geldt dit ook voor mij?
Ja, de overheid zegt expliciet dat de verplichting geldt zodra je een actief btw-nummer hebt, ook in de vrijstellingsregeling. Je zal dus minstens e-facturen moeten kunnen ontvangen en, als je aan andere ondernemingen factureert, zelf gestructureerde e-facturen moeten uitsturen.

Ik ben volledig vrijgesteld onder artikel 44 (bijvoorbeeld bepaalde medische of onderwijsactiviteiten), wat dan?
Ondernemingen die uitsluitend vrijgestelde handelingen verrichten onder artikel 44 vallen in veel gevallen buiten de B2B e-factureringsverplichting. Let wel: zodra je bijkomende, btw-belaste activiteiten hebt en dus (gedeeltelijk) btw-plichtig wordt, kan de verplichting alsnog spelen. Laat je in dat geval goed adviseren.

Slot: zie digitale facturatie als hefboom, niet alleen als verplichting

Digitale facturatie is duidelijk meer dan “een ander soort pdf”. Het is een combinatie van juridische regels, Europese standaarden en technische netwerken die ervoor zorgen dat facturen volledig automatisch kunnen stromen tussen bedrijven, en vanaf 2028 ook richting fiscus.

Voor jou als ondernemer betekent dit op korte termijn wat werk, maar op langere termijn ook voordelen: minder manueel typwerk, minder fouten, beter zicht op openstaande facturen en vaak sneller betalingen. Zorg dat je nu al de eerste stappen zet, in overleg met je accountant en softwareleverancier, zodat je tegen 2026 niet onder tijdsdruk verplicht moet improviseren.